Données personnelles et durées de conservation
Ce que la plateforme enregistre, pourquoi, pendant combien de temps, et qui décide. Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée.
QUI DÉCIDE DE QUOI — DEUX RÔLES DISTINCTS
La collectivité abonnée est responsable du traitement des données qu'elle saisit ou fait saisir dans la plateforme : ses dossiers de financement, ses agents, ses destinataires d'alertes. Elle décide de leur finalité et de leur sort.
BAMILI E-Solutions agit comme sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD : l'éditeur n'utilise ces données que sur instruction documentée de la collectivité, pour lui fournir le service. Il ne les vend pas, ne les exploite pas à d'autres fins, et ne s'en sert pas pour démarcher une autre collectivité.
L'éditeur est en revanche responsable de son propre traitement pour deux choses : la sécurité de la plateforme (journal des connexions, journal des accès) et sa relation commerciale. Les diagnostics produits avant tout abonnement reposent, eux, exclusivement sur des données publiques et ne contiennent aucune donnée personnelle.
CE QUI EST ENREGISTRÉ
| Données | Pourquoi | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Compte : adresse de connexion, nom et fonction, rôle, empreinte du mot de passe, second facteur | Ouvrir l'accès, cloisonner les collectivités, authentifier | Exécution du contrat d'abonnement | Durée du contrat, puis 3 mois |
| Journal des connexions : adresse électronique saisie, adresse IP, horodatage, succès ou échec | Détecter et bloquer le forçage de mot de passe | Intérêt légitime — sécurité du service | 30 jours, effacement automatique |
| Journal des accès : ouverture, fermeture, réinitialisation d'un compte, et par qui | Répondre à « qui a donné cet accès, et quand ? » | Intérêt légitime — traçabilité, contrôle interne de la collectivité | Durée du contrat, puis 3 mois |
| Dossiers de financement : intitulés, montants, dates, références d'actes, notes de suivi, pièces déposées, versions, décisions de validation ou de rejet et leurs commentaires, tâches, responsables, preuves de réalisation, marchés et titulaires, factures et fournisseurs, mandats, dates de paiement, imputations entre cofinanceurs, demandes adressées aux financeurs, décisions, encaissements rapprochés et historique des modifications | Suivre les échéances, contrôler la complétude du dossier, justifier les demandes de paiement, détecter et expliquer les risques, consigner les décisions des revues mensuelles et rapprocher les recettes avant caducité | Instruction de la collectivité responsable de traitement | Durée du contrat, puis 3 mois — restitution ou effacement au choix de la collectivité |
| Destinataires des alertes, responsables et référents : adresses électroniques désignées par la collectivité | Envoyer les digests d'échéance, relancer les actions et escalader les retards | Instruction de la collectivité responsable de traitement | Jusqu'au retrait de l'adresse par la collectivité |
Aucune donnée n'est collectée à l'insu de l'utilisateur : la plateforme ne contient ni traceur publicitaire, ni mesure d'audience, ni bouton de réseau social. Les deux seuls cookies déposés — la session, huit heures, et le jeton d'attente du second facteur, cinq minutes — sont strictement nécessaires au fonctionnement du service et ne servent à rien d'autre.
QUI Y A ACCÈS
Les agents désignés par la collectivité, pour leur seule collectivité : le cloisonnement est vérifié par le serveur à chaque lecture et à chaque écriture, jamais par un simple masquage d'écran. Les personnels habilités de BAMILI E-Solutions, pour l'exploitation et l'assistance, avec second facteur obligatoire et traçabilité des actions d'administration.
Les sous-traitants ultérieurs sont nommés, et il n'y en a pas d'autres : OVH SAS (OVHcloud) pour l'hébergement (France) et OVH SAS (OVHcloud) — France pour l'acheminement des courriels d'alerte. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union européenne, et aucun prestataire de paiement n'intervient dans la plateforme : les abonnements des collectivités se règlent sur facture.
COMMENT C'EST PROTÉGÉ
- Mots de passe jamais stockés : seule une empreinte PBKDF2-SHA256 à 480 000 itérations, avec sel propre à chaque compte.
- Second facteur obligatoire, codes de secours à usage unique.
- Verrouillage progressif après échecs répétés, par compte et par adresse IP.
- Chiffrement du transport (HTTPS, HSTS), politique de sécurité de contenu stricte, protection contre la falsification de requête.
- Changement de mot de passe, désactivation d'un compte ou réinitialisation du second facteur : toutes les sessions ouvertes de ce compte tombent immédiatement.
- Base et pièces sauvegardées quotidiennement, transférées par canal chiffré, avec contrôle d'intégrité et de sûreté des archives.
En cas de violation de données, l'éditeur en informe la collectivité responsable du traitement dans les meilleurs délais, avec les éléments dont elle a besoin pour sa propre notification à la CNIL — laquelle doit intervenir, pour le responsable de traitement, dans les 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance (article 33 du RGPD).
VOS DROITS
Accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité s'exercent auprès du responsable du traitement : votre collectivité, pour tout ce qui touche aux dossiers de financement et aux comptes de ses agents. Elle dispose dans la plateforme des moyens d'y répondre elle-même — export CSV, fermeture d'un compte, retrait d'un destinataire d'alertes — et l'éditeur l'assiste sur demande.
Pour ce dont l'éditeur est lui-même responsable — journal des connexions, relation commerciale — la demande s'adresse à kadafi@bes.yt.
Vous pouvez à tout moment introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
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